POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y/O SENSIBLES

 

1.Propósito y Alcance

El principal objetivo de esta política es dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, en concordancia con el Decreto 1377 de 2013 y de las demás normas que los deroguen, modifiquen o complementen.

Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información de los colaboradores, contratistas, clientes y/o usuarios cuya información sea objeto de almacenamiento y tratamiento por parte de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S. en adelante AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S.

Lo anterior, debido a que en el ejercicio de sus funciones los colaboradores, contratistas, clientes y usuarios deben suministrar información a AGENCIA COLOMBIA DESERVICIOS CONSULTORES S.A.S., así como también proteger en general los datos de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S. a los cuales éstos tienen acceso en el marco de su contrato laboral o prestacional.

Esta política se integrará con las demás políticas de seguridad de la información que maneje AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S.

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2.Responsabilidades

El responsable del tratamiento de la información es AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S identificada con Nit: 901470775-3, domiciliada en la carrera 7 Nro. 22-56 Oficina 201 Edificio Antares ciudad de Pereira, departamento de Risaralda, teléfono: 3235877220. AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S es responsable de los deberes consagrados en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012.

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3.Finalidad

• AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S actuando como responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de su objeto social, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con sus colaboradores, contratistas, clientes y usuarios recolecta, almacena, usa, transfiere, consulta, circula y suprime Datos Personales, correspondientes a Personas Naturales con quienes tiene y ha tenido relaciones, las cuales a modo enunciativo son: Archivo y almacenamiento de los datos personales no sensibles y en algunos casos datos sensibles de los colaboradores, contratistas, clientes  y usuarios de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S

 

• Para contactar, vía correo electrónico corporativo o incluso personal, telefónicamente o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relaciones, con el fin de desarrollar su objeto social.

 

• Transferir la información recolectada a distintas áreas de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera, cobros administrativos, tesorería, contabilidad, facturación, afiliaciones, entre otros), situación que desde ahora es conocida y aceptada por los colaboradores, contratistas, clientes y usuarios.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos legales o judiciales con las autoridades competentes que lo soliciten y las mismas sean competentes para realizar dichos requerimientos. Cumplir obligaciones contractuales contraídas por AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S con sus colaboradores, contratistas, clientes y usuarios.

• En general, cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para el desarrollo del objeto social de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S

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4.Principios para el tratamiento de Datos Personales

AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S en cumplimiento de lo previsto en el Titulo II, artículo 4, de la Ley 1581de 2012 aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

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5.Recolección de datos personales

Los datos personales de todas las personas naturales vinculadas mediante contratos laborales con AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, o los contratistas, clientes y usuarios los cuales a modo enunciativo podrán ser objeto de recolección y manejo por parte de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S son:

• Cargo ocupado en la empresa donde prestó o presta sus servicios

• Teléfonos de contactos.

• Entidades del Sistema de Seguridad Social a las que se encuentra afiliado.

• Datos personales y/o datos sensibles de padres, hijos, cónyuge o compañero/a permanentes y/o beneficiarios.

• Tipo de documento de identificación.

• Numero de documento de identificación.

• Referencias y documentos de identificación que a modo enunciativo pueden ser: copia de la cedula de ciudadana, copia de la VISA, copia de pasaporte, cedula de extranjería, RUT,Certificado de Existencia y Representación Legal, entre otros.

• Detalles de contacto en caso de emergencia.

• Documentación relativa a procesos disciplinarios que lleguen a realizarse al colaborador.

• Antecedentes, referencias y datos bancarios en general.

• Confirmación de conocimiento y cumplimiento de cualquier Política existente en AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S

• Certificaciones y/o restricciones médicas que deban conocerse

• Registros y certificados de capacitaciones laborales.

• Certificaciones de experiencia laboral.

• Certificados de calificaciones, incluidos resultados de exámenes académicos.

• Copia de los diplomas de los estudios del empleado.

• Resultado de evaluaciones/pruebas psicométricas.

• Estado civil.

• Salud y estado físico o mental - datos médicos sensibles.

• Embargo de salario.

 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos en cabeza del titular (colaborador, contratista, cliente y usuario) de la información objeto de tratamiento de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S son los siguientes:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá únicamente cuando la Superintendencia de industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias al Decreto 1377 de 2013, Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política.

 

6.Autorización para el tratamiento de Datos Personales

 

Previo a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, consulta, procesamiento o supresión de datos personales por parte de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S requerirá el consentimiento libre, previo, expreso e informado del colaborador, contratista, cliente y usuario al cual se realice el tratamiento de datos personales, siempre que sea Persona Natural de acuerdo con lo establecido en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, y artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. La referida autorización puede ser obtenida por escrito o por medio de correo electrónico corporativo en donde se remita esta autorización firmada por parte del colaborador, contratista, y/o cliente en donde el Titular de la información autoriza a AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S a dar tratamiento a sus datos personales y los datos considerados de carácter sensible, para la cual se le informara a la Persona Natural que:

1. No está obligado a dar dicha autorización;

2. Cuáles son los datos personales sensibles que se le recolectarán y serán objeto de subsiguiente tratamiento.

No obstante, el colaborador, contratista, cliente y/o usuario declara que la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual ha sido autorizada por éste, se extiende a los datos obtenidos y a las actividades de tratamiento realizadas previa a la expedición de la Política.

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7.Conservación de la Información Física

 

La información objeto de tratamiento por parte de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.Sserá conservada en carpetas separadas asignadas a cada colaborador que tenga relación laboral o comercial con AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, por un periodo de diez (10) años, contados a partir del último acto detratamiento sobre esta. Una vez acontecido este plazo, se podrá proceder a su destrucción. Igualmente, se podrá tener una copia digital de dichas carpetas.

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8.Conservación de la Información Electrónica

 

La información que repose en archivos electrónicos se ubicara únicamente en los servidores corporativos responsabilidad de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S La información electrónica será conservada por tiempo indefinido o hasta que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S sea liquidada.

 

 

9.Uso de los datos

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La información será usada por las personas autorizadas, para efectos de mejorar, hacer más eficiente y eficaz su relación con los colaboradores, contratistas, clientes y/o usuarios con los que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S tiene relaciones laborales y prestacionales únicamente, cuando medie autorización expresa y escrita para tal efecto por parte del colaborador, contratistas, y clientes que tenga relación con AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S. Finalmente, AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S remitirá la información a las autoridades gubernamentales o judiciales que repose en sus bases de datos, cuando medie un acto administrativo o una providencia judicial que así lo disponga, o cuando los mismos estén facultados legalmente para solicitar la misma.

 

10.Responsables del tratamiento de información

Las personas responsables por el tratamiento de la información serán quienes ocupen cargos de carácter administrativo tales Gerente General esta persona será con quien el titular de la información deberá dirigirse para efectos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos personales, así como para tramitar la revocatoria de la información, en los términos del numeral 4 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.

La persona antes mencionada puede ser contactada en la siguiente dirección carrera 7 Nro. 22-56 Oficina 201 Edificio Antares ciudad de Pereira, departamento de Risaralda, teléfono: 3235877220.

No obstante, lo anterior, en caso de cambiar de cargo la persona responsable del tratamiento de la información, dicho cambio se comunicará mediante correo electrónico a los titulares de la información, sin que ello implique una reforma o modificación al presente documento

11.Consultas

1. Los titulares o terceros habilitados por la ley que deseen realizar consultas sobre información personal lo podrán hacer mediante solicitud escrita o por correo electrónico, indicando la información que desea conocer a través de la persona mencionada en el aparte de responsables del tratamiento de Información arriba señalado una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

2. Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S requerirá al interesado en los términos de ley después de la recepción de esta para que especifique claramente su petición. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta y/o petición.

3. Las peticiones y/o consultas serán atendida por AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S en los términos de ley. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta y/o petición.

12.Procedimiento para reclamo

En caso de que el titular o los causahabientes del titular de la información adviertan que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S tiene datos personales desactualizados, incorrectos, u obren datos que considere que deben suprimirse, o advierta que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S ha infringido los deberes impuestos por el ordenamiento jurídico para el tratamiento de datos personales, AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S procederá en conforme a lo dispuesto en el artículo 15 dela Ley 1581 de 2012.

 

13.Corrección Oficiosa

En caso de que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, detecte errores, inconsistencias o falta de integridad en la información del titular, y cuente con los elementos para corregirla, AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S lo hará de manera automática, enviando una comunicación al titular informándole los datos que fueron objeto de cambio. En caso de que AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S no cuente con los elementos necesarios para la corrección de la información, emitirá una comunicación al titular, para que se sirva aportar la documentación que resulta pertinente y conducente para efectos de corregir la información objeto de tratamiento de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S que se demuestre que esta información se dio de manera inexacta, podrán aplicarse las acciones disciplinarias para este tipo de situaciones. Así mismo, los colaboradores y contratistas aceptan que en el marco de su contrato de trabajo acceden a datos de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, que deben ser tratados como confidenciales y en ningún momento deben conocerse por terceros no autorizados para este efecto, por lo cual, en el evento que este tipo de datos se den a conocer por parte de los colaboradores y contratistas de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, se tomaran las acciones disciplinarias por este tipo de conductas.

16.Modificaciones

La presente Política ha sido emitida de manera unilateral por parte de AGENCIA COLOMBIA DE SERVICIOS CONSULTORES S.A.S, por lo tanto, para su modificación, adición y/o supresión no será necesario contar con el consentimiento de los colaboradores, contratistas, usuarios y/o clientes situación que desde este momento es conocida, entendida y aceptada de manera libre y voluntaria por cada uno de ellos.

17.Vigencia

El siguiente procedimiento de Protección de Datos Personales entra en vigor a partir de la fecha o hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.

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17.Baja de sitio o publicidad

Puedes solicitar que eliminemos tus datos en nuestra base al email acolser@hotmail.como o a la línea de WhatsApp +57 3183886703.​​​​​​​